¿Darse de alta como autónomo, constituir una sociedad limitada española o hacerlo con una OÜ estonia? Las claves para encontrar la mejor solución empresarial digital cuando se vive en España
Recuerdo el día en que abrí mi sociedad limitada (SL) en España. Mi contable me presentó un sello entintado para firmar documentos oficiales, como los del carísimo notario al que acabábamos de acudir. El sello se estampó en todas las páginas del documento de constitución, el cual, incluso para un empresario individual, era tan extenso que se debía encuadernar. Por aquel entonces, en el año 2009, no existía la residencia electrónica estonia, que se fundó hace exactamente 8 años, en diciembre de 2014. Por ello, como residente en España, abrir una SL era la única opción. Una opción engorrosa, cara y que requería de mucho tiempo. Es más, hasta para cerrar el negocio unos años más tarde, los costes y las molestias administrativas complicaron el proceso.
En 2018, decidí iniciar BlockSparks OÜ, mi osaühing estonio (equivalente a una SL española), y todo se simplificó. Di el paso porque estaba a punto de perder una gran oportunidad como freelance debido a que el cliente, no comunitario, solo podía hacer negocios con una entidad legal distinta y la identidad digital e-Residency era la única forma viable. Desde entonces sigo viviendo en España, pero por diferentes razones, prefiero operar mi negocio desde Estonia.
Han pasado varios años y, en Europa, el sector empresarial ha evolucionado, pero ¿realmente han cambiado las cosas en España?
Para tener una imagen actualizada de lo que supone abrir un negocio en España en 2022, hablé con el e-Residente Louis Williams, cuya empresa de contabilidad Entre Trámites, con sede en Barcelona, ayuda a los residentes locales e internacionales a navegar por este tipo de asuntos, incluyendo el comercio transfronterizo y la fiscalidad.
En España se está tratando de establecer una legislación de creación de empresas para reducir los requisitos de capital actuales. Además, ahora existen muchas oficinas de constitución de empresas en toda España, privadas o gestionadas por el gobierno, donde pueden preparar un documento de constitución de la empresa utilizando tu certificado digital personal, con el objetivo de lanzar una sociedad limitada por tí y reduciendo así el coste del notario.
No obstante, que las cosas hayan mejorado no significa que ya no existan complicaciones. El proceso de constituir una empresa en España requiere de mucho tiempo, ya que no se puede preparar el documento hasta que el nombre de la empresa haya sido aprobado en el Registro Mercantil. En este punto, el emprendedor tan solo puede esperar, sin ni siquiera poder comprobar previamente la disponibilidad del nombre. Ahora, gracias a empresas como la de Louis y el nuevo DNI digital, el proceso que me supuso esperar meses en 2009 se hubiera reducido a semanas, aunque las diferencias entre España y Estonia aún son abismales. Para cualquiera que esté acostumbrado a los procedimientos estonios, donde el tiempo récord para la constitución de una empresa se estableció en 15 minutos y 33 segundos, abrir una SL en España sigue siendo una odisea.
No es de extrañar, pues, que muchos empresarios individuales en España opten por darse de alta como autónomos para evitar los trámites de constitución de una empresa. No ofrece ninguna protección en cuanto a la responsabilidad personal, pero evita costes, retrasos y las mayores tasas mensuales de contabilidad de una sociedad limitada.
La vía de la OÜ estonia es una opción para los residentes españoles, pero deben procurar evitar el establecimiento permanente en España. La legislación fiscal internacional se centra en el concepto de "sustancia", es decir, la medida en que una empresa u organización tiene actividad operativa y económica en un país. Incluye aspectos como las oficinas, los activos y los empleados. Para los nómadas digitales que nunca llegan a estar 183 días físicamente en España, el establecimiento permanente no será un problema. Por otro lado, cualquier persona que opere un negocio totalmente virtual sin activos fijos podría correr menos riesgo. Por ello, es esencial obtener asesoramiento profesional individual, porque Estonia no es en absoluto un paraíso fiscal. Y acumular beneficios en una entidad en el extranjero -como una OÜ estonia- puede crear riesgos fiscales también para los residentes españoles.
Operar un negocio estonio mientras se vive en España generalmente significa pagar la seguridad social localmente en España. Destaca que, pese a que la cuantía a pagar ha cambiado recientemente, hacia una escala más dependiente de los ingresos, sigue siendo muy onerosa para los que ganan poco. Asimismo, los residentes españoles también están obligados a pagar impuestos sobre la renta en España (incluso sobre los ingresos obtenidos en el extranjero). El tipo oscila entre el 19 y el 47%, y se cobra progresivamente en función de los ingresos obtenidos.
Un autónomo español tiene que digitalizar sus propios recibos, desglosarlos en una hoja de cálculo cada trimestre y compartirlos con un contable por correo, asegurándose de que cada gasto que se presenta tiene una factura detallada. En cambio, como inmigrante en España pero con un OÜ estonio, se puede disfrutar de un nivel de administración sin fricciones, irreconocible para un negocio local.
Con la e-Residencia, la facturación y la contabilidad se realizan fácilmente en varias monedas y se pueden presentar los gastos, declarar los impuestos, subcontratar trabajos a otros asociados autónomos y presentar el informe anual utilizando la e-Residencia, de manera rápida y sencilla. Por ejemplo, en España, un trámite tan sencillo como justificar un viaje de negocios se convierte en una aventura: hablar con la aerolínea, obtener una factura personalizada, cumplir una larga serie de condiciones y esperar a que Hacienda considere que es un gasto legítimo. Sin embargo, en Estonia, estos requerimientos se reducen drásticamente.
Por otro lado, ser autónomo en España requiere de conocimiento sobre fiscalidad o contar con la ayuda de un gestor, ya que las comunicaciones de Hacienda son engorrosas y difíciles de entender. Esto va más allá de una mera pérdida de tiempo, ya que también es un gasto económico importante destinado a la burocracia que en Estonia se puede evitar.
El simple hecho de gestionar la contabilidad de mi negocio hace que merezca la pena operar como una sociedad limitada distinta a través de un tercer país en lugar de intentar realizar todo mi trabajo como autónomo. Por todo ello, la residencia electrónica estonia es ideal para vivir y trabajar en España. . Además, aunque no es obligatorio, con la e-Residencia tengo la opción de mantener la residencia fiscal, pagando los impuestos y la seguridad social como cualquier otro residente español.
